La Notice
Une notice complète propose les éléments suivants :

  • le nom de l'auteur sous une forme normalisée,
  • le titre bref,
  • l'adresse bibliographique (lieu-imprimeur-date), sous une forme normalisée,
  • la collation (format).
En outre,
  • la transcription complète du titre, à l'exception des citations bibliques ou autres,
  • l'adresse bibliographique dans la formulation exacte de la page de titre,
  • d'autres éléments de la collation (pagination et signatures des cahiers),
  • la description de la marque typographique,
  • la dédicace (nom de l'auteur, celui du dédicataire et date),
  • un classement matière élémentaire,
  • la langue,
  • le nom de tous les collaborateurs, en particulier ceux des auteurs de poème,
  • la liste des exemplaires repérés,
  • les références à des bibliographies signalant l'édition.
Niveau de fiabilité
La volonté d'offrir dès à présent l'accès à la base GLN 15-16 a conduit à présenter un ensemble d'informations incomplet qui continue à être mis à jour. Pour éviter toute méprise sur la qualité des informations proposées, chaque notice précise par une note son niveau de fiabilité. Il s'agit là d'une particularité qui est, semble-t-il, inédite dans le domaine de la bibliographie. Les niveaux proposés sont les suivants :
  • Notice complète
    En principe, elle es trédigée par le responsabledu site, livre en main. Mais les notices de certaines bibliographies sérieuses qui donnent tous les éléments nécessaires ont été reprises sans consultation personnelle d'un exemplaire. C'est le cas de la bibliographie des Bibles françaises de Bettye Chambers et du catalogue des incunables genevois d'Antal Lökkös. La rédaction de quelques autres notices a été confiée à des collaborateurs occasionnels.

  • Notice presque complète
    Contient les informations essentielles, en particulier la collation et le détail des signatures. Elle est tirée de bibliographies assez fiables.

  • Notice incomplète à vérifier sur un exemplaire
    Comme elle est tirée de bibliographies ou de catalogues qui font référence à des exemplaires concrets, la notice est fiable puisqu'elle peut être vérifiée et complétée sur un exemplaire.

  • Édition sans exemplaire connu, dont l'existence est prouvée par d'autres sources
    La notice signale une édition pour laquelle il y'a des indices sérieux d'existence malgré l'absence de tout exemplaire connu.

  • Édition douteuse : pas d'exemplaire connu
    La notice est tirée d'une bibliographie qui ne mentionne aucun exemplaire. C'est donc une simple piste de recherche à utiliser avec précaution en raison du grand nombre de « fantômes » qui encombrent les bibliographies.

  • Fiche signalant une édition « fantôme », c'est-à-dire mention d'une édition inexistante
    La notice mentionne une référence bibliographique dont l'inexactitude a été établie. Ces mentions de fantômes sont conservées pour éviter de devoir reprendre la vérification. Le formulaire de recherche offre un filtre permettant d'écarter, par défaut, les fiches « fantômes ».
Il existe en outre deux autres catégories de notices :
  • Notice d'une édition dont la description est inclue dans une autre
    Comme la bibliographie réunit dans une seule notice tous les éléments dont l'unité est attestée par des preuves typographiques (un titre général commun, une suite unique de signatures ou une pagination continue), il a fallu faire une place aux parties d'édition qui ont un titre propre tout en s'intégrant dans une édition plus large. Pour retrouver ces titres conjoints qui ont pu avoir une vie bibliographique indépendante, la fiche-mère qui décrit l'édition intégrale est complétée par d'autres notices qui décrivent les titres conjoints. Dans celles-ci, le niveau précise ce statut de dépendance. Une zone particulière fait le lien entre la notice générale et les parties de l'édition.

  • Édition ne relevant pas de l'espace romand
    Des imprimeurs étrangers ont parfois indiqué le nom de Genève ou de Lausanne sur des pages de titre. D'autres ont copié des marques typographiques genevoises. Ces éditions, qu'il fallait mentionner, sont annoncées par la mention indiquée ci-dessus.
Cette inégalité de traitement entre les notices a ses conséquences sur la consultation. L'interrogation sur des rubriques incomplètes aura ses limites : la transcription complète du titre, la description des marques typographiques, etc. peuvent faire défaut.

Formulaires de recherche
Trois formulaires de recherche sont proposés :
• Recherche globale (par défaut) : sur tout le texte des notices
• Recherche simple : critères le plus fréquemment utilisés
• Recherche avancée : permet d'interroger sur tous les éléments de la notice.

Filtres
GLN 15-16 garde la trace des informations bibliographiques erronées mentionnées dans la littérature spécialisée. Par défaut, ces références de moindre pertinence sont écartées, mais il est possible de les faire apparaître au besoin dans la recherche. Ces filtres apparaissent dans les deux types de recherche (simple et avancée).

• Ouvrages attestés/Fantômes
Ce filtre concerne les notices signalant des références à des éditions qui n'ont jamais existé (voir ci-dessus).

• Imprimés dans/hors de l'espace romand
Ce filtre signale les éditions qui portent sur la page de titre la mention de Genève, Lausanne ou Neuchâtel sans avoir été éditées dans une de ces trois villes. Par défaut, la recherche est limitée aux seules éditions réellement imprimées dans l'espace romand.

Noms propres : formes normalisées, formes rejetées
La base de données est rédigée en français. Dès lors les noms de personnes de l'Antiquité et du moyen âge sont proposés en français. Il en va de même pour les noms des villes où sont situées les bibliothèques. Par contre les personnages des 15eet 16e siècles reçoivent leur nom dans la forme nationale ou la plus répandue. Il est cependant possible d'entrer la requête sous les formes rejetées (si du moins elles ont été encodées). Interroger sur Æschylos aboutit à une notice qui affiche le nom d'Eschyle.

Orthographe
Les éditions anciennes ont des usages propres pour l'emploi des voyelles/consonnes i/j et u/v. Un effort a été fait pour normaliser l'orthographe dans la description des titres, mais toutes les notices n'ont pas été vérifiées. C'est pourquoi le logiciel de recherche retient les mots présentant l'une ou l'autre forme. Il en va de même pour les lettres accentuées. Autrement dit, chercher reveu ou reueu donne les mêmes résultats, tout comme Genève, Geneve ou Geneue.

Alphabets non romains
Les textes grecs et hébreux sont translittérés. Pour le grec, le fait est annoncé par des parenthèses à angle aigu < > et pour l'hebreu par des accolades { }. La transcription des caractères hébraïques est faite suivant les règles de transcription simple établies en novembre 2006 par l'Académie de la langue hébraïque de Jérusalem.

La requête auteur
La requête auteur porte sur le mot qui est mis en vedette dans les fiches classiques. Lorsque l'ouvrage n'est pas attribué à une ou plusieurs personnes, il peut être produit par une collectivité (par exemple: Genève. Académie) ou être signalé par un titre uniforme (par exemple: Bible, Corpus Juris Civilis ). Nombre d'anonymes reçoivent pour vedette le premier mot du titre.
Il convient de noter que nom et prénom sont présentés dans une zone unique. Dès lors l'interrogation sur Erasmus donne les ouvrages de Desiderius Erasmus et ceux d'Erasmus Alberus. De là l'intérêt de pouvoir exclure certains éléments.

Les émissions
Le phénomène des émissions multiples est fréquent à l'époque. Il concerne au moins un cinquième des fiches. Le terme désigne les parties d'une même édition qui se distinguent par la mention du nom d'éditeur, par la date, par la présence ou l'absence du nom de l'auteur ou de celui de la ville d'édition, etc. Dans ces cas, chaque émission fait l'objet d'une notice, mais le fait est signalé immédiatement après le niveau de fiabilité. Une zone particulière précise les caractéristiques propres à chaque émission.

Exemplaires et références bibliographiques
La liste des exemplaires connus et les références bibliographiques sont données sous forme abrégée. Il suffit de cliquer sur le pour obtenir les intitulés complets.

Affichage et tri des résultats
Les résultats de la recherche sont présentés sous forme de liste. Dans sa première présentation, la liste est classée dans l'ordre suivant : nom d'auteur, premier mot du titre, date.
Il est possible d'obtenir un autre tri (ascendant ou descendant) en cliquant sur l'intitulé des trois colonnes: auteur - titre bref - date. Le premier clic donne l'ordre descendant, le second l'ordre ascendant.
Pour obtenir la fiche complète et détaillée, il faut cliquer sur la ligne de la notice brève.

Opérateurs pour la recherche

Recherche globale
    Sans opérateur, le mot est optionnel, mais les notices qui le contiennent sont mieux cotées.

    +Un signe + initial indique que le mot doit être présent dans la notice.

    -Un signe - initial indique que le mot ne doit pas être présent dans la notice.

    ><Ces deux opérateurs servent à changer la contribution d'un mot à la pertinence. L'opérateur > accroît la contribution, et l'opérateur < la décroît.

    ~Une tilde initiale donne à la pertinence une note négative. Cet opérateur est pratique pour les mots ambigus. Une notice qui contient le mot est classée plus bas, mais elle n'est pas exclue, comme c'est le cas avec l'opérateur -.

    *Un astérisque est l'opérateur de troncature. Contrairement aux autres opérateurs, il doit être en suffixe et non pas en préfixe.

    " "Une phrase entre guillemets est recherchée littéralement, telle qu'elle a été saisie. Ex. : "Jean Calvin" signifie que l'on demande un champ où les mots de Jean et Calvin se suivent immédiatement, et dans cet ordre.

Recherches simple et avancée
    Sans opérateur, la recherche se fait sur le ou les mots, dans la succession des lettres enregistrées.

    Les opérateurs sont encodés en MAJUSCULES, précédés et suivsi d'un espace (Ex.: « terme1 AND terme2 »)

    AND, &&Tous les termes doivent apparaître dans le résultat.

    OR, ||, ??Au moins un des termes doit apparaître dans le résultat.

    NOT, !!Pour exclure les notices qui contiennent un terme, il faut utiliser la formule « * NOT terme ».
    Pour exclure plusieurs termes, la formule est « * NOT terme1 NOT terme2 ».

    *Troncature multiple. Un ou plusieurs caractères seront substitués.
    Ex.:« Institutio* » permet de retrouver tous les termes commençant par cette chaîne de caractères : Institutio,Institution, Institutione, Institutionis,Institutionum etc.
    L'opérateur peut être placé avant, dans ou après le mot.

    _Troncature unique. Aucun caractère ou un seul sera substitué.
    Ex. : « _ater » permet de retrouver les termes Ater,Materet Pater.

Les opérateurs Regexp sont également disponibles pour effectuer une recherche (liste complète).